ご案内
スケジュールの調整が可能だし、資料やその他、揃えておくものの準備も整うからだ。
アポイントを取る際には、先方に伝えるべき情報がいくつかある。
「訪問する日時」「訪問場所」「用件」「訪問する人数」「面会を希望する相手」などがそれだ。
「OO社営業部の鈴木でございます。
契約の件でお時間をいただきたいと存じますが、ご都合はいかがでございましょうか」電話ではまずはそんなふうに切り出す。
場合によっては「O月O日」についても、相手の都合を優先させ「今月の半ば頃に」といった言い方をしたほうがいいことももちろんある。
先方が訪問日を了承し、時間を指示してきたら当然、それに合わせる。
「O月O日の目時でございますね。
ありがとうございます。
その時間に御社にうかがわせていただくということでよろしいでしょうか」訪問場所は先方の会社ということもあるし、どこかのホテルのロビーなどで、ということもある。
それを確認することを忘れてはいけない。
「訪問先「先方の会社」という図式を先入観で持ってしまうと、いい加減なアポイントしか取れないことにもなりかねないのだ。
「こちらは部長のＳと2人でおうかがいしたいと存じますが、当日は営業部長の中村様にもご同席いただけますでしょうか」アポイントを取っている相手が担当者で、当日はその上司にも同席してほしいというときは、その旨をアポイントを取る段階で必ず、告げておく必要がある。
こちらが勝手に「契約の件だから、部長も同席するはずだ」などと決めつけてはいけない。
「きっと」「・・・のはず」というのは判断ではなく、予断。
アポイントを取る場合には予断は禁物である。
こちらの人数を告げるのはいうまでもなく、先方の諸々の準備を配慮してのこと。
日本のビジネスシ−ンではしばしば、交渉ごとの後に「では、軽く一杯・・・」といったことがある。
人数情報を落とすと、いざ訪問先に到着となったとき、「あっ、中村部長もご一緒でしたか・・・。
これはわざわざお運びいただきまして」と、その場はなんとか平静を装って出迎えてくれた先方の担当者が、裏で慌てて宴会場所に予約変更の電話をかけなければならなくなったりする。
「申し訳ないんだけど、今夜の予約、3人を4人に増やしてくれないかな」というわけだ。
そんな心労や手間をかけないためにも、人数は確実に伝えておかなければいけない。
変更で言っていいこと、悪いことアポイントを取った後で日時や人数の変更があった場合には、即刻、連絡を取るのが常識中の常識。
「たいへん申し訳ございませんが、O月O日におうかがいする時間ですが、日時を変更していただけませんでしょうか」「勝手を申し上げて申し訳ございません。
O月O日を○日に変えさせていただきたいのですが」というぐあいに、まず、こちらの都合で予定を変更することを詫び、次いで変更内容を伝えるのがマナーというものである。
同行者の都合がつかなくなったときは、「申し訳ございません。
当日、部長のＮはよんどころない事情ができまして、私、Ｓがひとりでうかがわせていただきます」ちなみに、よんどころない事情は暖昧にしておくほうが無難である。
「急に他の出張ができて」「その日ははずせない会議が入りまして」など、詳細まで告げると「なんだ、うちとの契約は部長が顔を出すまでもないということか」と受け取られたりするからだ。
なお、アポイントの時間はM時間制で確認すること。
午前7時、午後7時という言い方をすると、混乱するケースがあるからだ。
ビジネスで取引先を訪問する、というのはマナーが問われる局面である。
受付での振る舞いひとつで、「Ｔ君の会社は社員教育がまるでなってないね」といったレッテルをしっかり貼られかねないからだ。
訪問は当然、アポイントをとってからということになるが、遅刻はそれだけで大きな減点になる。
例えば、「時にアポイントをもらっているという場合、その時間に先方の会社に到着すればいいと考えるのは間違いだ。
それでは到着後、受付で取り次ぎを頼み、エレベーターや階段を使って目指す相手のもとに行き着くまでに、何分間かはかかる。
同時の約束の相手に会うのが「M時プラスα」となってしまうのである。
アポイントで決めた時間は、相手に直接対面する時間と心得なければいけない。
5分前の到着ということだが、これは一概にはいえない。
今いったように、受付で取り次ぎを頼んでから相手に会うまでに要する時間は、一様ではないからだ。
それぞれの取引先について必要時間を頭に入れておくとい、受付では、こちらの所在を明らかにすることから始める。
「恐れ入ります。
大和商事営業部のＴと申します。
営業2課のＳ様に納品の件でお会いいただくことになっております。
お取り次ぎいただけますでしょうか」決まり文句としてはこんなところである。
また、アポイントの時間を入れるなら、「M時にお時間をいただいているのですが・・・」となる。
頻繁に訪問していて、受付嬢とも顔見知りなら、「こんにちは」「いつもお世話になっています」などの挨拶を頭にふるくらいの気配りは必要だ。
逆に訪問が初めてというケースでは、グ口上」を述べた後、名刺を差し出すほうが取り次ぎはスムーズにいく。
先方が「お名刺をお預かりできますでしょうか」と言わずとも渡すのである。
珍名・奇名の場合はもとより、新しく耳にする社名や部署名を一度問いただけで正確に覚えるのは難しい。
名刺を渡さないと、「恐れ入ります。
Ｙ様でしたでしょうか、それとも台場商事様・・・。
それから、お名前はＹ様でよろしかったでしょうか」といった手間がかかることになる。
本人が「山場」だったりすれば、何度も確認作業が必要になるのである。
名刺を1枚渡せば、こうした時間的ロスはなくなる。
受付で待っている間に知っている人間と顔を合わせたら、もちろん、「こんにちは」「いつもお世話になっております」などの挨拶は忘れない。
長話や余計なことまで言う必要はないが、「今日はＳ課長のところにおじやましました」程度に用件を話してもかまわない。
面会する相手のところまで案内をしてくれるようなら、2、3歩後ろの左側についてしたがう。
案内者は通常、右側の壁際を歩くことが多いから、この位置が心得あるポジションなのだ。
左側の壁際を歩くようだったら、2、3歩後ろ、右側ということになる。
応接室に通されたら、まずは、どこに座るかが問題になる。
部屋をグルリと見回して「はて、上座はどっちやら・・・」とやるのがいるが、キョロキョロするのはみっともない。
せっかく案内者がいるのだから、聞けばすむことではないか。
「どちらに座ったらよろしいでしょうか」「どうぞ、こちらへ。
Ｓはこちらにまいりますから・・・」これで一件落着だ。
応接室で待機申にできること相手がくるのをじっと待つのもいいが、応接室に絵画や書、査や絵皿の類が飾られていたら、鑑賞してもいい。
案外、オーナーの自慢のコレクションが並べられているということもあるのだ。
それが名刺交換の後、本題に入る前の格好の話題にならないともかぎらない。
「ユトリロですか。
いいご趣味ですね」「じつは弊社の社長がコレクションしておりまして。
絵はお好きですか?」これで場の雰間気はなごむ。
ただし、半ぱな知識でほめたりするのはまずい。
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